Tư vấn thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Trong quá trình hoạt động kinh doanh do một số lý do bất khả kháng mà công ty phải giảm vốn điều lệ. Với mỗi loại hình công ty khác nhau thì cách giảm vốn điều lệ cũng khác nhau và hiển nhiên thủ tục thực hiện giảm vốn điều lệ cũng sẽ khác nhau. Vậy thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần diễn ra như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Bravolaw để nhận tư vấn thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần theo quy định hiện nay nhé.

Căn cứ:

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định số 78/2015/NĐ-CP
• Nghị định 50/2016/NĐ-CP

1. Đặc điểm của vốn điều lệ công ty cổ phần:

Vốn điều lệ công ty cổ phần là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán các loại. Vốn điều lệ của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng giá trị mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty.

Cổ phần đã bán là số cổ phần được quyền chào bán đã được các cổ đông thanh toán đủ cho công ty. Tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp, cổ phần đã bán là tổng số cổ phần các loại đã được đăng ký mua.

Cổ phần được quyền chào bán của công ty cổ phần là tổng số cổ phần các loại mà Đại hội đồng cổ đông quyết định sẽ chào bán để huy động vốn. Số cổ phần được quyền chào bán của công ty cổ phần tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp là tổng số cổ phần các loại mà công ty sẽ bán để huy động vốn, bao gồm cổ phần đã được đăng ký mua và cổ phần chưa được đăng ký mua.

Cổ phần chưa bán là cổ phần được quyền chào bán và chưa được thanh toán. Tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp, cổ phần chưa bán là tổng số cổ phần mà chưa được các cổ đông đăng ký mua.

2. Điều kiện để giảm vốn điều lệ công ty cổ phần:

Trong một số trường hợp, công ty cổ phần sẽ phải giảm vốn điều lệ, nhưng không phải lúc nào cũng được giảm vốn điều lệ, cụ thể theo khoản 5 Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020 thì các trường hợp sau đây công ty cổ phần được giảm vốn điều lệ:

• Công ty giảm vốn điều lệ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;
• Công ty giảm vốn điều lệ do công ty mua lại cổ phần đã phát hành theo yêu cầu của cổ đông hoặc theo quyết định của công ty (Điều 129, Điều 130 Luật doanh nghiệp 2020
• Công ty giảm vốn điều lệ do các cổ đông không thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn góp vốn (Điều 112 Luật doanh nghiệp 2020)

3. Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần:

Căn cứ vào Điều 44 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Thông báo giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần (ghi rõ lý do giảm vốn điều lệ)
• Bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
• Biên bản của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ công ty cổ phần;
• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần;
• Danh sách cổ đông công ty cổ phần;
• Thông báo lập sổ cổ đông công ty cổ phần;
• Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ . Báo cáo tài chính phải đảm bảo tiền mặt đủ để hoàn trả vốn góp cho cổ đông, cũng như đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác liên quan đến hoạt động của công ty cổ phần.
• Hợp đồng ủy quyền (nếu công ty ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục)

Trong trường hợp, vốn điều lệ giảm do công ty mua lại cổ phần thì cần chuẩn bị thêm:

• Văn bản yêu cầu mua lại cổ phần của cổ đông/ Quyết định mua lại cổ phần của công ty
• Thỏa thuận về giá hoặc giấy tờ định giá

Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần gồm các bước sau:

Bước 1: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: giảm vốn điều lệ công ty

Công ty nộp hồ sơ đã chuẩn bị tại Bộ phận một cửa Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố hoặc sử dụng phương thức thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng trực tuyến tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Công ty sẽ nhận một giấy biên nhận đã nhận hồ sơ do Bộ phận một cửa cấp.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố sẽ có trách nhiệm xem xét  hồ sơ sẽ có hai trường hợp xảy ra:

Hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục thay đổi giảm vốn điều lệ cho công ty và doanh nghiệp sẽ nhận được 2 loại giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hiện nay chỉ còn 04 nội dung là: Tên công ty; Địa chỉ trụ sở; Vốn điều lệ; Người đại diện theo pháp luật;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Bao gồm các nội dung: Ngành nghề kinh doanh; Thông tin đăng ký thuế; Danh sách cổ đông sáng lập; Thông tin về người quản lý doanh nghiệp

Hồ sơ không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ từ chối bổ sung vào hồ sơ đăng ký kinh doanh và công ty sẽ nhận được thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có);

Lệ phí:

• 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
• Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử  (Thông tư số 130/2017/TT-BTC)

Bước 2: Công bố thông tin thay đổi giảm vốn điều lệ trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Theo Điều 33 Luật doanh nghiệp 2020 thì sau khi thay đổi giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi.

Sau khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục Công bố thông tin thay đổi giảm vốn điều lệ công ty cổ phần trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố sẽ cấp cho doanh nghiệp Giấy Biên nhận công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Kê khai lại  thông tin thuế

Trong trường hợp việc giảm vốn của doanh nghiệp làm giảm mức thuế môn bài doanh nghiệp phải nộp thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục như sau:

• Kê khai và nộp mẫu 08-MST;
• Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung;

4. Mức phạt đối với hành vi chậm thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ trong trường hợp các cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định:

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn 90 ngày trên, cụ thể luật quy định như sau:

Điều 112. Thanh toán cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký doanh nghiệp

1. Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần các cổ đông đã đăng ký mua.
…
3. Nếu sau thời hạn quy định tại khoản 1 Điều này có cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua, thì thực hiện theo quy định sau đây:

…
d) Công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thay đổi cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Nếu như sau khoảng thời hạn 30 ngày trên mà công ty vẫn chưa thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ thì sẽ bị xử lý hành chính về hành vi Điều 25. Vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể tại Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định mức phạt  như sau:

• Quá thời hạn quy định từ 01- 30 ngày : phạt tiền từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng
• Quá thời hạn quy định từ 31 – 90 ngày: phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng
• Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên: phạt tiền từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng

Như vậy, chỉ cần quá thời hạn quy định 01 ngày thì đã bị phạt tiền và mức phạt tiền cũng không hề ít nên công ty cần chú thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ trong thời hạn quy định.